Програма Microsoft Office Power Point 2003.

Програма Microsoft Office Power Point 2003 призначена для створення і редагування слайдів.

Основні вимоги до знань роботі в Power Point:

- створювати новий слайд

- застосовувати шаблон оформлення

- вставляти малюнки і розміщувати їх в слайді

- створювати слайди, що складаються з декількох листів

- застосовувати графічні ефекти до картинок

- набудовувати параметри відображення слайду на екрані

- зберігати створені документи

- редагування малюнків вбудованими засобами програми

- роздруковувати документ як весь, так і вибрану групу листів.

У програмі Power Point використано багато засобів, вживаних в Microsoft Office Word тому (такі як редактор зображення, база символів і зображень, об'єкти WordArt, вставляння геометричних фігур і так далі), також вони застосовані в інших частинах пакету Microsoft Office, тому називати їх буде вже зайвим, я писатиму про особливості даної програми.

                       Знайомство з елементами середовища PowerPoint

Пакет PowerPoint 7.0 для Windows 95 є останньою версією програмного забезпечення фірми Microsoft для підготовки презентацій. Спеціальні засоби PowerPoint істотно спрощують роботу із створення презентації, незалежно від того, якими властивостями ця презентація повинна володіти.

Оскільки PowerPoint може працювати з презентацією, що містить значну кількість слайдів, він повинен забезпечувати різні режими їх перегляду, уміти показувати презентацію в різних видах. Тому, разом із звичайним режимом перегляду окремого слайду, званим Виглядом слайдів (Slide View), в PowerPoint підтримуються і інші режими, а саме: Вигляд структури (Outline View), Вигляд сортувальника слайдів (Slide Sorter View), Вигляд сторінок заміток (Notes Pages View), і режим Демонстрація (Slide Show). Кожен режим дозволяє працювати з певним елементом даної презентації, і зміни, що вносяться в якомусь режимі, відбиваються також і в інших видах.

Початок роботи з PowerPoint

При першому запуску PowerPoint користувачеві пропонується ознайомитися з коротким переліком нових можливостей цього застосування під назвою "Що нового в Microsoft PowerPoint” за допомогою програми візуальних прикладів QuickPreview. Після закінчення перегляду нових можливостей розкривається робоче вікно PowerPoint, що містить Корисну пораду в однойменному вікні діалогу.

Використання майстра автовмісту

Ця програма допомагає створити титульний слайд. Все, що залишається користувачеві, це адаптувати текст вибраного зразка, вставити графіки, діаграми і інші елементи, а також, можливо, змінити дизайн.

Майстер автовмісту  пропонує декілька добре відпрацьованих планів презентацій різної тематики як вихідний матеріал для презентації.   

                              Вигляд слайдів

У цьому режимі користувач може зосередитися на роботі над кожним окремим слайдом презентації. Є можливості введення і редагування тексту, додавання і

правки графіків, схем і таблиць. Слайд можна різноманітити власними малюнками, готовими ілюстраціями і текстовими коментарями.

Почавши презентацію за допомогою Майстра автовмісту, ви потрапляєте в режим слайдів, маючи на екрані зразок титульного слайду. Для введення заголовка презентації в авторозмітці титульного слайду необхідно виконати наступні кроки:

1.Клацнути в полі местозаполнителя Клацання вводить заголовок (Click to add title). Пунктир перетвориться на сіру смугу, местозаполнитель, що обрамувала, а усередині нього з'явиться точка вставки.

2.Ввести заголовок презентації.

3.Аби побачити закінчений слайд, потрібно клацнути де-небудь за межами местозаполнителя.

При створенні тексту презентації в режимі слайдів можна використовувати всі засоби редагування, які є в режимі структури. Виділивши текст на слайді, його можна видалити, перемістити або скопіювати, використовуючи ті ж кнопки, команди і комбінації клавіш, що і в режимі структури. Для переміщення тексту між

местозаполнителями або усередині них можна також використовувати техніку "перетягнути і залишити”.

Зовнішній вигляд тексту на всіх текстових слайдах визначається зразком слайду, вибраним для даної конкретної презентації. Редагуючи зразок слайду, можна міняти формат тексту відразу у всій презентації. Можна також змінювати параметри зразка слайду, що управляють, для тексту будь-якого окремого слайду, застосовуючи тим самим власний формат.

Деякі параметри форматування тексту, використовувані в PowerPoint, доступні через кнопки панелі інструментів Форматування або через комбінації клавіш. Останні доступні лише як команди меню. Також можна загострити увагу на окремих символах, словах або фразах презентації, змінивши їх шрифт, зображення, розмір або колір; застосувати різні оформлювальні ефекти, такі як тіні і рельєф. Всі ці параметри доступні в діалоговому вікні Шрифт (Font). Зміни, що вносяться до виділеного тексту в діалоговому вікні Шрифт накопичуються. Можна внести деякі зміни (наприклад, вибравши інший шрифт і зображення) за один прохід, а потім повернутися і внести інші (наприклад, змінивши колір). Якщо виділити текст, що вже відформатував, і повернутися в діалогове вікно Шрифт, то всі зміни, внесені до формату до теперішнього моменту, відображуються в установках діалогового вікна.

Після виділення тексту для форматування можна також міняти шрифт і його розмір, використовуючи списки, що розкриваються, Шрифт і Розмір панелі інструментів Форматування.

Деякі види форматування тексту можна застосовувати лише до текстового об'єкту в цілому, але не до окремих символів або слів. Ці види включають зміни лівого відступу абзацу, відступу його першого рядка, вирівнювання абзацу і зміна інтервалів між абзацами і усередині них.    

Вигляд структури

У цьому режимі PowerPoint відображує лише текстовий вміст презентації, дозволяючи додавати новий текст або редагувати що існує, не відволікаючись на деталі. Цей режим надає зручні засоби для вибору оптимальної послідовності подачі матеріалу.

Першим кроком створення презентації в режимі структури є введення її назви і списку тим. Назви і теми стають попередніми заголовками слайдів. Теми можна вводити у будь-якому порядку, оскільки пізніше за них завжди можна переупорядкувати.

Ввівши список тим, можна приступити до введення допоміжних положень для них. Всього на

одному слайді допускається мати п'ять рівнів абзаців маркерованного списку. Кожен рівень відрізняється від попереднього величиною відступу і має свій символ маркера.      

Закінчивши введення тим і елементів маркерованных списків, можна відредагувати текст в режимі структури спочатку перемістивши точку вставки внужное місце. У PowerPoint простим способом внесення глобальних

змін є виділення тексту, призначеного для правки. При цьому

зміни, що вносяться, впливатимуть на весь виділений текст, а не на окремі символи. Спеціальний параметр редагування - Автоматичне виділення слів ( Automatic Word Selection ) істотно спрощує виділення групи слів мишею. Якщо протягнути мишу уздовж будь-якої частини слова, а потім перейти до наступного слова, PowerPoint виділить обоє ці слова. Аби відключити параметр Автоматичне виділення слів, треба вибрати команду  Параметри (Options) в меню Сервіс і зняти прапорець Автоматичне виділення слів на вкладці Правка (Edit).

У PowerPoint можна повторювати найрізноманітніші дії: редагування, форматування, перевірку орфографії. Для цього просто треба натискувати кнопку Повторити на панелі інструментів Стандартна, або вибрати команду Повторити в меню Правка.

Переваги режиму структури стануть очевидні, як тільки знадобиться переробити текст презентації. У цьому режимі можна поміняти послідовність тим, охоплюваних презентацією, порядок елементів маркірованого списку, що стосуються деякої теми або що відносяться до різних тем. Можна також виключати теми, дублювати їх і вставляти нові.

 Вигляд сортувальника слайдів

Цей режим допускає перегляд всієї послідовності мініатюрних копій слайдів, розташованих рівномірними рядами у вікні презентації. Користувач може прослідити вплив на вигляд презентації в цілому будь-якого з її загальних параметрів, наприклад, шаблону, що визначає дизайн фону слайдів і їх колірну схему. Можливість зміни вмісту конкретного слайду відсутня, зате доступні засоби їх дублювання, видалення і зміни порядку демонстрації.

Використовуючи цей режим перед друком презентації або перед демонстрацією її на екрані, ви можете перевірити всю послідовність на наявність суперечливих слайдів або істотних помилок в представленні інформації Крім того, можна додати презентації абсолютно інший вигляд, змінивши шаблон дизайну. Зміна шаблону впливає практично на будь-яку деталь презентації. Режим сортувальника слайдів служить також для завдання і редагування ефектів переходу від слайду до слайду, що перетворюють презентацію на слайд-фільм.

Вигляд сторінок заміток

Четвертий режим призначений для створення заміток, які доповідач використовує під час презентації. У цьому режимі створюється зменшена копія слайду, що розміщується у верхній половині сторінки  заміток, так що нижняя, залишається вільною, може бути використана для розміщення тексту доповіді, що відноситься до даного слайду.

Аби ввести текст замітки, треба натискувати кнопку миші в местозаполнителе Клацання вводить текст, розташованому під зображенням слайду. Потім почати введення в местозаполнителе так само, як і в будь-якому текстовому процесорі. Текст автоматично переноситиметься, досягнувши правого краю текстового блоку.

Як і в разі текстових анотацій, можна використовувати кнопки панелі інструментів Форматування або команди меню Формат для форматування тексту сторінки заміток до або після його введення. Для зміни міжрядкових або міжабзацних інтервалів можна використовувати команду Інтервали меню Формат.

Для введення заміток доповідача в наступний слайд презентації треба натискувати кнопку Наступний слайд або клавішу PGDN. Для повернення до попереднього слайду

необхідно натискувати кнопку Попередній слайд або клавішу RGUP.

Після введення тексту в сторінки заміток презентації її треба зберегти, аби введений текст був записаний у файл презентації.

                                  Режим демонстрація

Замість відображення окремого статичного кадру, в даному, п'ятому режимі, презентація демонструється в динаміці, слайд за слайдом, - так, як вона виглядала б при використанні стандартного проектора 35-миллимитровых фотографічних слайдів. Проте, на відміну від звичайних слайд-фільмів, що є простим чергуванням кадрів, Power Point створює справжнє слайд-шоу, використовуючи оригінальні ефекти переходу від слайду до слайду. Наприклад, один слайд може розчинятися на екрані, інший – напливати поверх попереднього зверху вниз, причому його маркіровані рядки послідовно з'являтимуться із-за краю екрану. Слайд-фільм можна доповнювати переходами, побудовами, ефектами анімації і навіть приховувати окремі слайди.

Переходи – це спеціальні ефекти, що призначаються користувачем, які управляють зміною слайдів на екрані. Під час презентації ефект переходу виводить на екран наступний слайд, використовуючи найрізноманітніші прийоми. Можна також підібрати звуковий супровід під час зміни слайдів.

Краще всього ефекти переходу призначати в режимі сортувальника слайдів, в якому можна бачити одночасно декілька слайдів і заздалегідь проглянути дію ефектів переходу. Аби перемкнутися в режим сортувальника необхідно натискувати кнопку Вигляд сортувальника слайдів або вибрати команду Сортувальника слайдів в меню Вигляд.

Потім для установки ефектів переходу можна використовувати кнопки, поля і списки панелі інструментів Сортувальник слайдів В слайд-фільмі рядка маркірованого тексту на текстових слайдах можуть з'являтися на екрані або все відразу, або послідовно. Аби маркірований текст "вишиковувався” на слайді, необхідно організувати ефект побудови, виділивши один або декілька текстових слайдів з маркірованим текстом, а потім вибравши типа ефекту в списку, що розкривається, Вбудована анімація тексту панелі інструментів Сортувальник слайдів або в діалоговому вікні Налаштування анімації.

У полі Ефекти діалогового вікна Налаштування анімації можна вибрати ефект побудови для промальовування кожного нового рядка. Можна також вказати, чи повинні рядки маркірованого тексту будуватися буква за буквою, слово за словом і вибрати звуковий ефект.

Під час демонстрації рядка маркірованого тексту абзацу, по яких вже закінчено обговорення, можна приховувати або відображувати тьмянішим кольором.

У режимі сортувальника слайдів після вживання ефекту побудови поряд із значком ефекту  переходу з'являється значок налаштування анімації. На відміну від значка ефекту переходу, який можна клацнути для попереднього перегляду ефекту, значок ефекту побудови цього не дозволяє, а служить лише для позначення слайду з побудовою. Ефект побудови може бути проглянутий лише в ході демонстрації фільму.

Для того, щоб приховати один або декілька слайдів під час демонстрації слайд-фільму, треба виділити ці слайди і натискувати кнопку Приховати слайд панелі інструментів Сортувальник слайдів або вибрати команду Приховати слайд в меню Сервіс або в контекстному меню. Якщо слайд прихований, його номер в режимі сортувальника буде закреслений косою рискою.

Аби відмінити позначку слайду як прихованого, необхідно його виділити і натискувати кнопку Приховати слайд або ще раз вибрати команду Приховати слайд в меню Сервіс або в контекстному меню.

Для того, щоб побачити переходи на повному екрані і побудови в слайдах з маркірованим текстом, потрібно перемкнутися в режим демонстрації, де і відтворюється фільм.

Аби запустити фільм цілком, необхідно виділити перший слайд і натискувати кнопку Демонстрацію або вибрати команду Демонстрацію в меню Вигляд. При виборі команди Демонстрації з'являється діалогове вікно Демонстрація слайдів. Можна вказати параметр Все і натискувати кнопку Демонстрацію, аби запустити фільм

 цілком, або проглянути частину слайд-фільму, задавши номери початкового і кінцевого слайду в текстових полях От і До, а потім натискувати ту ж кнопку Демонстрацію.   

         Додавання слайдів з діаграмами і графіками

Діаграма служить для передачі будь-якої інформації, яка  може бути виражена кількісно. Оскільки діаграма є візуальне представлення числових даних, її використання може надати набагато більшу дію на аудиторію, чим потік найкрасномовніших слів.

Microsoft Graph 5 є спеціальним модулем, який створює діаграми для використання в додатках Windows, таких як Microsoft Word, Microsoft Excel і Microsoft PowerPoint. При створенні або модифікації діаграм панелі інструментів і меню PowerPoint замінюються стандартною панеллю інструментів і меню модуля Graph, так що на екрані будуть лише ті команди і кнопки, які потрібні для роботи з графіками.

Діаграма або графік, які створюються в даний момент, з'являються на поточному слайді. При введенні або редагуванні даних цього графіка, таблиця, що містить числа, розташовується на екрані поверх нього. Будь-яка зміна в числах таблиці негайно відбивається на графіці.

Після створення слайду з діаграмою або додавання графіка у вже існуючий слайд необхідно вибрати типа діаграми 18 можливих, пропонованих PowerPoint. Для вибору діаграми необхідно:

1. Виділити приклад діаграми на слайді.

2. Натискувати стрілку праворуч від кнопки Типа діаграми панелі інструментів Стандартна модуля Graph. На екрані з'явиться палітра типів діаграм.

3. Клацнути мишею потрібний тип діаграми.

Далі можна уточнити свій вибір, натискує кнопку Параметри діалогового вікна Тип діаграми і визначивши підтип діаграми.

Діаграми з областями показують кількісні зміни значень декількох величин впродовж деякого інтервалу часу. Діаграми-графіки вельми схожі на них, але вони швидше підкреслюють міру зміни величин, ніж кількісне значення цих змін.

Лінійчаті діаграми порівнюють дані, накопичені впродовж деяких тимчасових інтервалів. Вони більшою мірою підкреслюють відмінність даних в часі. Лінійки таких діаграм зазвичай направлені горизонтально. Підтип Згруповані лінійчаті діаграми служить для відображення відносних вкладів різних даних в деяке ціле. Підтип Процентні згруповані лінійчаті діаграми служить для відображення тих же відносних вкладів, виражених у відсотках.

Гістограми – це лінійчаті діаграми з вертикальним розташуванням лінійок. Як і лінійчаті діаграми, вони порівнюють дані, накопичені за деякі проміжки часу і ілюструють як би "моментальні знімки” даних. Аналогічно лінійчатим діаграмам, гістограми не дуже зручні для демонстрації зміни даних в часі. Гістограми також мають підтипи Згруповані і Процентні згруповані.

  Графіки служать для зображення зміни даних в часі або трендів. Така інформація може демонструватися і за допомогою лінійчатих діаграм, але графіки набагато краще відображають динаміку вимірів. Два підтипи графіків, максимальный-минимальный-конечный і начальный-максимальный-минимальный-конечный, зазвичай використовуються для відображення біржових цін на момент відкриття і закриття торгів, а також максимального і  мінімального значення індексу цін в ході торгів.

 Даний підтип графіків може застосовуватися і для відображення інших типів даних, які мають максимум і мінімум на деякому інтервалі, наприклад, таких як температура або тиск.   

Кругові діаграми показують співвідношення, що виникають при розбитті деякого цілого на частини. Можна відділяти певні сектори від круга, аби загострити увагу на якихось даних. Значення, що представляються секторами, містяться в одному ряду чисел таблиці даних модуля Graph.

XY-точечные діаграми демонструють міру зв'язку між двома рядами чисел. В основному вони використовуються для надання наукових даних.

Крім того, діаграми цього типа дозволяють змалювати в координатах XY дві безліч чисел у вигляді одного.

Кільцеві діаграми, як і круги, служать для відображення співвідношень між частинами деякого цілого, проте тут з'являється можливість представити в одній діаграмі декілька подібних співвідношень.

Об'ємні діаграми з областями є звичайними діаграмами з областями, змальованими в трьох вимірах. Об'ємність не має практичного значення і призначена лише для прикраси діаграми.

Об'ємні лінійчаті діаграми є звичайними лінійчатими діаграмами, змальованими в трьох вимірах.

Пелюсткові (радарні) діаграми дозволяють зіставити значення декількох різнорідних величин. При цьому кожному типові даних відповідає своя радіальна вісь, що виходить з центру діаграми.

                                 Введення числових даних.

У вихідній безлічі значень, у вікні таблиці даних при запуску Microsoft Graph, міститься приклад того, як текст і числа повинні розташовуватися в таблиці. Графік, що знаходиться позаду вікна таблиці даних, змальовує текст і числа в графічній формі і оновлюється автоматично кожного разу, коли редагується таблиця.

Аби створити необхідний графік, програма PowerPoint повинна знати, як введені ряди даних: по рядках або по стовпцях. Якщо ряди розташовані по стовпцях, потрібно натискувати кнопку  По стовпцях панелі інструментів Стандартна модуля Graph. Для повернення до відрядкового розташування даних необхідно натискувати кнопку По рядках. 

                                       Введення міток

При введенні даних для графіка потрібно замінити текстові мітки в першому рядку і першому стовпці. Для заміни мітки необхідно клацанням миші або за допомогою клавіш із стрілками перемістити покажчик активного вічка на вічко з текстовою міткою, а потім ввести нову мітку поверх тієї, що існує.

Оскільки PowerPoint за умовчанням розміщує дані для графіка по рядках, кожна мітка, введена в крайньому лівому вічку рядка, з'являється в легенді графіка. Мітки, введені в крайніх верхніх вічках стовпців, часто є часом або датою, але вони можуть мати і будь-який інший сенс, що дозволяє відрізняти один від одного конкретні значення даних числового ряду.

                                   Введення чисел

Після того, як введені текстові мітки, необхідно замінити приведені як приклад числа своїми. Можна вибрати будь-яке окреме вічко, ввести число поверх записаного, а потім переміститися до наступної.

Після введення числа і натиснення клавіші ENTER покажчик активного вічка переміщається на вічко нижче, а після досягнення останнього вічка стовпця виділеного фрагмента переходить в перше вічко наступного. Після введення числа в останнє  вічко виділеного прямокутного фрагмента і натиснення клавіші ENTER покажчик вічка повертається до першого  вічка фрагмента.

Форматування міток і чисел

Для вибору різних шрифтів і форматів чисел в таблиці можна використовувати панель інструментів Форматування модуля Graph. Будь-які зміни шрифту відбиваються лише в таблиці даних, а зміни, що вносяться до формату чисел, видно і в таблиці і на графіці.

За допомогою панелі інструментів Форматування можна вибрати гарнітуру шрифту, його розмір і зображення символів (напівжирний, курсив і підкреслення) для тексту і чисел таблиці даних.

Аби змінити форму запису чисел таблиці, потрібно спочатку виділити числа, а потім або використовувати кнопки форматування панелі інструментів Форматування, або вибрати команду число в контекстному меню або в меню